Under kvällen den 7/12 -16 kommer vi att göra en större uppdatering på dagboken. I och med detta kommer vissa fundamentala ändringar att ske i frånvaro och ledighet, liknande när vi släppte funktionen för egenjusterade tidstyper, för att möjliggöra för export av inrapporterad tid gentemot Visma Lön 300 och Visma Lön 600.
Frånvaro / Ledighet
Den gamla funktionen för att registrera frånvaro och ledighet är helt ersatt. För kunder där det finns inrapporterad frånvaro eller ledighet på anställda, så kommer det finnas möjlighet att hämta upp denna data på precis samma sätt som förut i sammanställningen. Fliken för att komma åt all äldre data ligger på samma sidor som tidigare och är märkta för att ni lätt ska kunna se gamla poster. För kunder som ännu inte har någon frånvaro eller ledighet registrerad när uppdateringen är gjord, kommer dessa flikar inte att vara synliga.
För att lägga upp nya frånvarotyper går ni in under fliken ”Inställningar” i vänstermenyn och trycker därefter på ”Frånvarotyper” i raden längst upp. Där kan ni sedan lägga upp frånvarotyper på liknande sätt som för tidstyperna. Dessa blir sedan tillgängliga att rapportera mot, antingen via den mobilanpassade sidan för tidsregistrering, eller på sidan ”Frånvaro / Ledighet”. Enheten för frånvaro och ledighet anges alltid i timmar.
Viktigt! För kunder som önskar exportera tidrapporter till Visma Lön så måste fältet ”Tidskod Visma” vara ifyllt. Oavsett om ni har för avsikt att exportera data eller ej, så måste ni lägga upp nya frånvarotyper för att ni och era anställda skall kunna rapportera frånvaro!
Företagsinställningar
För att kunna exportera tidrapporter till Visma Lön så måste företagets organisationsnummer och namn vara ifyllt under fliken ”Företagsinställningar”, som ligger under ”Inställningar” i vänstermenyn. Kunder som inte har för avsikt att exportera tid till Visma behöver endast fylla i sitt företagsnamn under denna flik.
Viktigt! Oavsett om ni har för avsikt att exportera tid eller inte så måste fältet för företagsnamn fyllas i. I annat fall kommer ert företagsnamn inte vara synligt i vissa utskrifter.
Tidstyper
Fältet ”Tidskod Visma” har lagts till på tidstyper. Dessa fält måste fyllas i om ni har för avsikt att exportera till Visma Lön. I annat fall kan detta fält ignoreras.
Exportfil för Visma Lön 300/600 (TLU-fil)
Om ni önskar skapa en fil med tidsredovisning för Visma Lön, så hittar ni denna under ”Sammanställning” – ”Export”. Här behöver ni endast välja period och därefter trycka på knappen ”Skapa fil”. När detta är gjort så skickas en digital beställning på filen till våra stödsystem, som lägger ärendet i kö och sätter ihop filen enligt standarden för import till Visma Lön. Dessa körningar varierar väldigt mycket utifrån datamängd och belastning – vanligtvis tar det inte mer än ett par sekunder, men det kan sträcka sig upp till flera minuter. När beställningen är lagd så kan ni dock surfa till en annan sida och fortsätta arbeta under tiden som filen skapas.
Ni hittar era färdiga filer under rubriken ”Hämta filer”.
För hjälp över hur dessa filer hanteras och vilka inställningar som behövs i Visma Lön 300/600, så hänvisar vi till support på Visma.
Generell information hittar ni här: https://www.vismaspcs.se/visma-support/visma-tid/se/content/overforing_till_visma_lon_300_600.htm
Personuppgifter
Vi har lagt till textfält för Anställningsnummer, Förnamn och Efternamn på sidan för Personuppgifter. Om dessa fält är blanka när ni öppnar rutan för att ändra uppgifter på era anställda, så måste dessa uppgifter fyllas i på nytt.
Viktigt! För kunder som önskar exportera tidrapporter till Visma Lön så måste fälten för Förnamn, Efternamn och Anställningsnummer vara ifyllda. Anställningsnumret måste stämma överens med det nummer den anställde har i Visma Lön. Om fältet för personnummer är ifyllt så måste det stämma överens med det nummer som är angivet i Visma Lön för den anställde (även formateringen måste överensstämma!).
Övrigt
Vi har i vanlig ordning gjort många mindre ändringar för att förbättra användarupplevelsen, stabiliteten och affärsnyttan i systemet.
